Servicii de arhivare, arhivare electronica, arhivare Romania sunt expresii foarte cautate in ultimul an. Asta datorita modificarilor legislative cu privire la pastrarea documentelor fiscale si contabile. Chiar daca pentru multi pare o sarcina complexa, trebuie mentionat ca nealinierea la prevederile legale vine cu sanctiuni. Valoarea amenzilor nu trebuie neglijata pentru ca acesta pot afecta serios activitatea unei companie.

Conform legislatie in vigoare, mai exact a Ordinului Ministerului Finantelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, in vigoare de la 1 ianuarie 2016, registrele contabile si documentele justificative trebuie pastrate timp de 10 ani. Statele de salarii sunt acte ce trebuie pastrate in arhive pentru 50 de ani. O serie de documente trebuie pastrate pana la cinci ani. Intre acestea se numara bonurile de consum, notele de receptie, dispozitiile de livrare, chitantele, s.a.

Intrucat sarcina mentinerii documentelor contabile in legalitate este una dificila au aparut servicii arhivare specializate, arhivare electronica si arhivare Romania. Acestea au ca scop pastrarea documentelor fiscale si contabile in stare perfecta. Arhivarea inscrisurilor financiar contabile sunt reglementate prin norme stricte. Acestea pot fi gasite in Sectiunea C din Normele Generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, in vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Servicii de arhivare si arhivare electronica, cum sa pastrezi documentele in legalitate

Tot acestei legi se supun si subunitatile fara personalitate juridica, cu sedii in strainatate, ce apartin persoanelor din categoriile mentionate. La aceleasi obligatiuni se supun si  subunitatile fara personalitate juridica din tara ce apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate.

Legea contabilitatii, art. 1 din Legea nr.82/1991, prevede ca societatile comerciale, cele ale companiile nationale, regiile autonome sunt obligate sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.  La acestea lege se aliniaza si persoanele juridice, institutiile publice, institutele nationale de cercetare si dezvoltare si  societatile cooperatiste. 

Potrivit legii nr.82/1991 sunt obligate sa detina arhive electronice organismele de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv. Din acestea fac parte entitatile organizate pe baza codului civil, fondurile facultative de pensii, etc. Si persoanele fizice care desfasoara activitati ce produc venit sunt obligate sa detina evidenta contabila organizata. Toate entitatile care desfasoara activitati producatoare de venit si inregistreaza documente contabile trebuie sa acceseze servicii de arhivare. Actele inregistrate trebuie pastrate fizic pentru 5, 10 sau 50 de ani (in functie de tipul acestora). Totusi pentru a avea siguranta arhivele nu se distrug din diferite motive se recomanda crearea de arhive electronice.

Lista documente ce trebuie arhivate pe perioada de 5 ani de la incheierea exercitiului fiscal

Cum am amintit o serie de documente trebuie arhivate si pastrate pentru o perioada minima de 5 ani. Acestea sunt:

• note de receptie;
• bonuri de predare;
• note de constatare de diferente;
• bonuri transfer;
• liste zilnice de alimentare;
• dispozitii de livrare;
• bonuri restituire;
• fise magazin;
• liste de inventariere;
• liste de gestiune global valorice;
• chitante pentru operatiuni;

• chitante pentru operatiuni valuta;
• dispozitii de plata;
• dispozitii de incasare;
• borderouri de achizitii;
• deconturi pentru operatiuni de participare;
• ordine de deplasare;
• note de debitare;
• note de creditare;
• fise de cont pentru operatiuni;
• decizii de imputare;
• angajamente de plata.

Ca si in anii precedenti exista reguli stricte privind pastrarea documentelor. Regulile pentru servicii arhivare, arhivare Romania si arhivare electronica nu s-au modificat fata de anul trecut. Inregistrarile trebuie pastrate pe suport de hartie in dosare numerotate si parafate. Legea permite pastrarea acestora si pe suport electronic de firma specializata.

Mutarea oricarui document se realizeaza doar stricta supravegherea a specialistilor in servicii de arhivare. Fiecare miscare se va realiza si consemna in Registrul de evidenta. Eliminarea documentelor din dosare, dupa perioada mentionata de lege se realizeaza prin intocmirea de procese verbale. Acestea trebuie inregistrate automat in Registrul de evidenta.

Pastrarea acestor documente nu trebuie facuta la intamplare. Dosarele se grupeaza cronologic si sistematic sunt numerotate si parafate. Legislatia prevede tinerea acestora in spatii special amenajate, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor. Zona de pastrarea a arhivei trebuie sa asigure integritatea actelor si a inscrisurilor.

Arhivare romania in 2019 reguli privind arhivele pe suport de hartie

Potrivit normelor metodologice, documentele contabile si fiscale trebuie inregistrate doar de persoane autorizate. Operatiunile consemnate sunt cele de ordin economic – financiar si justificativ. Inregistrarile justificative trebuie sa detina elemente de identificare stricte. Intre operatiunile realizate specialistii in servicii de arhivare se gasesc si cele de numerotare si inseriere. Acestea trebuie sa cuprinda si datele cantitative si valorice, dupa caz.

Documentele arhivate trebuie sa detina si informatii de identificare a persoanelor/entitatilor care le emit. Numele si semnatura celor care parafeaza factura, chitanta, actul justificativ sunt imperative. Conform legii pot fi emise si apoi supse operatiunilor de arhivare doar actele cu pe care sunt mentionate elementele de identificare impuse prin norme metodologice.

Realizarea arhivei presupune adaugarea documentelor justificative, ce stau la baza inregistrarilor contabile. Dealtfel trebuie inregistrate toate actele  contabile specifice fiecarei activitati in parte. Din arhiva pe suport de hartie nu trebuie sa lipseasca jurnalele, registrele, fisele si notele realizate in timp. Acestea din urma trebuie pastrate in functie prevederile legale.

Reguli privind arhivare electronica

Din 2016 legea permite si pastrarea pe suport electronic a documentelor financiar contabile: arhivare electronica. Aceasta metoda reprezinta o alternativ confortabila la serviciile de arhivare traditionale. Avantajele acestei metode sunt numeroase, de la optimizarea spatiului fizic la acces rapid la informatie.

Procesul de arhivare electronica reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice. Normele metodologice precizeaza ca persoanele care se ocupa cu realizarea acestora trebuie sa asigure autenticitatea documentelor.

Ca si in cazul arhivelor fizice si in aceasta situatie exista numeroase reguli ce trebuie respectate. Legea prevede norme stricte de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile. Trebuie mentionat ca exista si norme specifice de utilizare a inscrisurilor financiare. Exista reguli stricte de intocmire si prelucrare a tuturor documentelor contabile si justificative.

Norme metodologice privind arhivare electronica

Legislatia prevede ca facturile, chitantele si alte documente justificative pot fi convertite de pe suport de hartie pe cel electronic. Totusi persoanele care se ocupa de  servicii de arhivare si arhivare electronica trebuie sa asigure autenticitatea documentelor. Totodata cei ce asigura de realizarea conversiei trebuie sa se furnizeze solutii pentru integritatea documentelor.

Inregistrarile contabile pot fi pastrate in fisiere PDF, de tip xml, etc si sunt considerate documente electronice. Facturile inregistrate in format electronic trebuie sa indeplineasca anumite conditii pe perioada facturarii. Aceste conditii se refera la autenticitate, originalitate, integritatea continutului.

Arhivare romania, arhivare electronica – autenticitate

Autenticitatea si originalitate unei facturi in format electroni poate fi asigurata prin controale de gestiune. Prin operatiuni de audit specifice se poate garanta identitatea unei facturi. Astfel toate inregistrarile contabile trebuie analizate cu atentie de cei de asigura servicii de arhivare si arhivare electronica.

Acestia trebuie sa acorde atentie detaliilor legate de identitatea si lizibilitate, pentru a satisface cerintele impuse prin audit. Alt detaliu care confirma autenticitatea este cele legat semnatura electronica, care trebuie sa detina un certificat calificat.

In cazul schimburilor electronice de date se impune acordurile privind utilizare folosirea si schimburile de informatii si date. Acestea sunt supuse unor proceduri speciale, care confirma autenticitate documentelor.

Servicii de arhivare, arhivare romania, arhivare electronica

Intrucat arhivarea documentelor este o sarcina strict reglementata prin lege exista firme care asigura  servicii de arhivare si  arhivare electronica specializate. Acestea reprezinta solutii pentru cei ce doresc sa se gaseasca in normele impuse de prevederile legale. De retinut este ca sanctiunile pentru nerespectarea pastrarilor documentelor financiar contabile sunt mari.

Avantajele firmelor care folosesc servicii de arhivare si arhivare electronica sunt numeroase. Sarcina de a pastra in stare perfecta a documentelor este trecuta astfel in competenta specialistilor. Firmele care au acest obiect de activitate detin spatiu care respecta normele impuse de lege. Sunt prevazute cu sisteme de stingerea incendiilor si anexe speciale. In acest fel se asigura integritatea dosarelor chiar si pentru perioada de 50 de ani.

Cei ce aleg servicii specializate au acces rapid la documentele in cauza. Au si siguranta ca orice operatiune este mentionata in registrele specifice. Astfel riscul de sanctiune este minimizat. Serviciile de arhivare Romania si arhivare electronica sunt bine primite de firmele aflate in insolventa, inchise sau falimentate.

Servicii de arhivare a documentelor de baza

Printre serviciile de arhivare a documentelor de baza furnizate de companiile specializate se numara: arhivare documente, depozitare arhive, distrugere confidentialitate a arhivei, organizare arhiva la sediul clientului sau consultanta arhivistica.

Acestea asigura in primul rand organizarea corespunzatoare a documentelor. Accesul la inregistrari devine un proces rapid si logic. Un alt aspect important este legat de securitatea documentelor. Cum am mentionat arhivele trebuie pastrate in spatii cu caracteristici speciale, protejate de incendii si alte calamitati.

Etape principale arhivare documente

Serviciile de arhivare si  arhivare electronica presupun mai multe etape importante. Fiecare pas are ca scop maximizarea beneficiilor obtinute de solicitant. In prima parte se furnizeaza cutii in vederea depozitarii si transportului dosarelor la sediul firmei. Astfel toate dosarele ajung intacte, in deplina siguranta la cei ce se ocupa de procesarea si arhivarea inregistrarilor fiscale si contabile.

Al doilea pas principal dupa transport este cel de verificare si inregistrare a tuturor documentelor. Se elimina riscul de a avea hartii depozitate gresit. Acest pas este unul important, toate documentele trebuie organizate in conformitate cu prevederile legale. Buna organizare a arhivei previne sanctionarile din partea institutiilor de control. Odata cu organizarea arhivei vin si beneficiile legate de optimizarea costurilor.

Deoarece acest firme care ofera servicii de arhivare  si arhivare electronica vin cu solutii pentru depozitare si costurile companiei sunt  optimizate. Dosarele predate companiilor specializate sunt preluate in baza unor procese verbale de predare primire. Responsabilitatea mentinerii integritatii arhivei trece in seama companiei specializate.

Cum alegi firma care se ocupa de arhiva companiei

In ultimii ani externalizarea serviciilor de arhivare si arhivare electronica a devenit cea mai buna solutie pentru multi antreprenori. Motivele sunt numeroase si foarte variate. Unii patroni doresc sa se fereasca de sanctiunile legale, prevazute de legea pastrarii documentelor. In alte situatii se aleg servicii de arhivare si arhivare electronica pentru a beneficia de o organizare mai buna a documentelor. Alti doresc acces rapid la informatie fara batai de cap.

Trebuie sa se tina seama ca o serie de dosare vor fi solicitate mai des. Intre acestea se numara cele cu state de plata ale angajatilor. Intrucat pentru intocmirea dosarului de pensie sunt necesare numeroase adeverinte, inregistrarile in arhiva trebuie realizate cu responsabilitate. Personalul bine pregatit in acest scop va reusi sa asigure buna manevrare a documentelor din arhiva.

Alegerea firmei care ofera servicii de arhivare, arhivare electronica poate fi totusi o adevarata provocare. Pentru a beneficia de calitate este important sa se analizeze cateva aspecte simple. Primul aspect de care trebuie sa se tina seama este legat de autorizatii. Este indicat sa se colaboreze doar cu firme autorizate in acest sens. Astfel de companii pot depozita documente, elibera adeverinte si documente, si pot realiza si mentiuni in registre.

Nerespectarea legii arhivarii documentelor – sanctiuni

Firmele, persoanele fizice autorizate, entitatile financiare si institutiile statului sunt obligate prin legea arhivelor sa pastreze evidenta clara a documentelor fiscale si contabile. Potrivit articolului 109 din Codul de Procedura fiscala documentele trebuie pastrate la sediul firme sau in spatii amenajate. Pentru a doua optiune societatea care se ocupa de pastrare arhivei trebuie sa fie autorizata.

Conform legii la domiciliul fiscal trebuie pastrate doar inregistrabile contabile si documentele  de actualitate. Restul, mai vechi, sunt organizate de firme care furnizeaza servicii de arhivare si arhivare electronica. Nerespectarea legii aduce sanctiuni ce nu pot fi neglijate. Persoanele fizice si societatile mici pot plati amenzi cu valori cuprinse intre 2.000 si 3.500 lei pentru eventuale abateri. Companiile mari si mijlocii pot plati amenzi cu valoare cuprinsa intre 12.000 si 14.000 lei.

In aceste conditii alegerea unor firme care ofera servicii de arhivare si arhivare electronica pare cea mai buna solutie. Documentele sunt organizate si inregistrate corect. Insa ce este important este faptul ca se asigura integritatea acestora pentru perioada impusa de lege.

Contact

Ne puteti trimite mesaje rapid prin formularul de contact!
Suntem mai mult decat bucurosi sa va raspundem!